Samverkansteam

Hem / Arkiv / Samverkansteam

Inledning

Ett av syftet med finansiell samordning är att samverkan mellan parterna ska fungera på ett bra sätt. Idag saknas en överenskommen struktur som stödjer samverkan mellan parterna och säkerställer att vi hanterar eventuella hinder på ett för medborgaren det bästa sättet. Klarälvdalens samordningsförbund har i verksamhetsplanen för 2015 lagt fokus på strukturpåverkande arbete.

Bakgrund

Parterna inom förbundet upplever att det finns utvecklingsbehov inom samverkansområdet. Det framkommer i olika forum och impulser svårighet att nå framgång för medborgare som har behov av kontakt och stöd från våra parter. Under 2014 har projet DeSam beskrivit vikten av samverkan men att den ibland saknas. Orsaken kan vara flera men parternas olika prioriteringar, kännedom om varandras verksamheter och revirtänk påverkar samverkan negativt. Det finns behov av att utveckla strukturer kring samverkan som kan bli ett överenskommet arbetssätt och det behöver ske på en lokal nivå. Styrelsen har sedan tidigare beslutat att förbundet ska satsa på denna verksamhet genom Samverkansteam.

Syfte

Syftet är att med Fria medel stödja processen med uppstart och utveckling av Samverkansteam. Att skapa strukturella förutsättningar för att handläggare inom respektive part kan träffas och utveckla relationer med varandra. Att möjliggöra informationsutbyte och kunskapsöverföring som syftar till att handläggare blir mer trygga i sin roll. Strukturen ska stödja en långsiktig utveckling av samverkan.

Mål

Att skapa och utveckla överenskomna arbetssätt i samverkan utifrån lokala behov. Att handläggare får kunskap och förståelse för respektive verksamhet och regelverk. Att handläggare ska uppleva att träffarna underlättar i det dagliga arbetet. Att detta leder till att kunder upplever smidigare kontakter med myndigheter och att de lett till rätt stöd.

Målgrupp

Handläggare inom parterna. Dels utsedda personer men även alla berörda personer hos respektive part.

Samverkansteam

Fria medel skall användas till att anställa en processledare för att ansvara för uppstart av samverkansteamen, initialt vara sammankallande till träffar, planera gemensamma aktiviteter, följa processerna, ta fram indikatorer för att följa utvecklingen samt återkoppla till beredningsgrupp och styrelse. Arbetet med att forma och starta upp Samverkansteamen kommer att starta 1 maj 2015. Det kommer under 2015 ske i en fastlagd struktur som under tiden kan förändras utifrån lokala behov och förutsättningar. Träffarna sker fysiskt var fjärde veckaunder ca: 3 timmar. Deltagare är handläggare från varje part. Det finns en grundkonstellation med handläggare som har uppdraget och vid behov bjuds andra personer in beroende på frågeställning och tema. Det är viktigt att teamen består av personer som vill samverka utses i detta uppdrag. Ersättare i grupperna förordas. Det är respektive part som ansvara för att uppgiften prioriteras (ledning och styrning).

På träffarna lyfts information om varandras verksamheter, regelverk, förändringar osv. Det kan även lyftas svårigheter i samverkan eller behov av stöd från varandra för att komma vidare med frågeställningar kring enskilda individer. Individärenden är avidentifierade och lyfts som case, där problemet och förslag på lösningar diskuteras. Frågeställningarna är föranmälda.

Samverkan sker i ordinare verksamhet och implementeras direkt i och med uppstarten. Handläggaresurser finansieras av respektive part. Det kommer finnas tre Samverkansteam inom förbundsområdet, ett i varje kommun. En struktur kommer att finnas 2015 men med stor möjlighet för Samverkansteamen att över tid förändras utifrån behov. Iniatialt kommer processledaren driva och vara sammankallande till möten för att sucessivt övergå till att följa grupperna. Samverkansteamen kommer under 2015 därför att behöva utarbeta sin egen lokala plan utifrån behov. Denna skall ha ett långsiktigt perspektiv och dokumenteras som ett överenskommet arbetsätt i Samverkansteamet.

Parterna ansvarar för att rätt personer finns representerad i Samverkansteamen. Vid behov kan flera personer från en part vara aktuella. Parterna har stort ansvar för att informationsflödet fungerar mellan Samverkansteamen och övriga medarebetare internt. Parterna har i uppdrag att flöde till övriga i verksamheten säkerställs.

Uppföljning kommer ske genom en kvantitativ analys med fokus på upplevda effekter. Det behövs en nulägesanalys, exempelvis som en enkät till medarbetare och medborgare. Uppföljning kan därefter ske genom samma  enkät i slutet av 2015. Under året planeras minst en deluppföljning. Processledare ansvarar för nulägesanalys, uppföljning samt utvärdering.

För att säkerställa att utvecklingsarbetet fortskrider samt att ge stöd för handläggarna i processen förlängs tjänsten processledare ytterligare 6 månader på 50 % under tidsperioden 2016-01-01 t.o.m. 2016-06-30. Integrering av samverkan sker genom att finna fungerande kommunikationskanaler inom organsationerna. I uppdraget ingår att stödja Samverkansteamen att hämta in och föra ut information till respektive organisation. I rapportering skall framgå hur informationsflödet säkerställs.